Dalam era digital yang bergerak semakin cepat, pengelolaan arsip dan administrasi yang efektif menjadi sangat penting bagi setiap organisasi. Sebagai sekretaris dan personal assistant, Anda memiliki peran kunci dalam memastikan bahwa dokumen-dokumen penting diarsipkan dengan baik, aman, dan mudah diakses.

Namun, banyak dari kita masih menghadapi tantangan dan belum benar dalam pengelolaan arsip dan administrasi secara efektif, terutama dengan adanya perubahan teknologi yang begitiu cepat. Oleh karena itu, training ini dirancang untuk membantu Anda memahami konsep dan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip dan administrasi modern, serta memanfaatkan teknologi digital untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.

Dalam training ini, kita akan membahas topik-topik seperti pengelolaan arsip digital, penggunaan aplikasi manajemen dokumen, strategi dan juga AI untuk meningkatkan keamanan dan aksesibilitas data. Kami berharap, dengan pengetahuan dan keterampilan yang Anda peroleh dari training ini, Anda dapat menjadi lebih efektif dan efisien dalam menjalankan tugas-tugas Anda sebagai sekretaris dan personal assistant.

OUTLINE MATERI [ hari Pertama ]

DIGITAL MINDSET & DIGITAL FILING SYSTEM
PERAN SEKRETARIS & PA DI ERA DIGITAL

      • Transformasi peran sekretaris modern
      • Digital mindset & paperless office
      • Tantangan administrasi di era hybrid working
      • Kompetensi digital yang wajib dimiliki
KONSEP DIGITAL ARSIP

      • Pengertian arsip digital
      • Perbedaan arsip manual vs digital
      • Klasifikasi dan kode arsip digital
      • Standar penamaan file (file naming convention)
      • Retensi dan pemusnahan arsip digital
SISTEM PENYIMPANAN BERBASIS CLOUD

      • Google Drive / OneDrive / Dropbox
      • Struktur folder profesional
      • Hak akses dan sharing dokumen
      • Backup & sinkronisasi data
Praktik Hari 1

      • Membuat struktur folder perusahaan
      • Simulasi pengarsipan dokumen masuk & keluar
      • Pengaturan sharing & hak akses
OUTLINE MATERI [ Hari Kedua ]

ADMINISTRASI DIGITAL & OTOMATISASI KERJA

PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL PROFESIONAL

      • Template surat & administrasi modern
      • Penggunaan Microsoft Word/Google Docs efektif
      • Mail merge untuk surat massal
      • Pembuatan form digital (Google Form / Microsoft Form)

MANAJEMEN EMAIL & KALENDER EKSEKUTIF

      • Teknik manajemen email profesional
      • Labeling & filtering email otomatis
      • Manajemen jadwal pimpinan (Google Calendar / Outlook)
      • Pengaturan meeting online (Zoom/Meet/Teams)

ADMINISTRASI DATA & SPREADSHEET

      • Pengelolaan database sederhana
      • Excel/Google Sheets untuk administrasi
      • Tracking surat masuk/keluar
      • Monitoring tugas pimpinan

PENGENALAN AI UNTUK SEKRETARIS

      • AI untuk membuat surat & ringkasan dokumen
      • AI untuk notulensi rapat otomatis
      • AI untuk manajemen tugas
      • Etika penggunaan AI di kantor

PRAKTIK HARI 2

  • Membuat template surat otomatis
  • Simulasi pengaturan jadwal pimpinan
  • Membuat database administrasi
  • Menggunakan AI untuk membuat notulen

 

OUTLINE MATERI [ Hari Ketiga ]

KEAMANAN DATA, DIGITAL WORKFLOW & SIMULASI KERJA

KEAMANAN DATA & PRIVASI

      • Dasar keamanan data perusahaan
      • Password management
      • Two-factor authentication
      • Menghindari phishing & cybercrime
      • Etika kerahasiaan dokumen pimpinan

DIGITAL WORKFLOW & SOP ADMINISTRASI

      • Alur dokumen digital (approval online)
      • Disposisi surat digital
      • Tanda tangan elektronik
      • Integrasi sistem administrasi

MANAJEMEN PROYEK MINI UNTUK PA

      • Task management tools (Trello/Asana/ClickUp)
      • Monitoring pekerjaan pimpinan
      • Reminder system
      • Reporting digital

SIMULASI KERJA NYATA

      • Simulasi satu hari kerja sebagai PA digital
      • Mengelola email, jadwal, dokumen, rapat
      • Menyusun laporan akhir harian

EVALUASI & PENUGASAN

      • Studi kasus pengelolaan administrasi digital
      • Presentasi hasil simulasi
      • Feedback & refleksi
Date Training :
Januari, 25-27
Pebruari, 25-27
Maret, 5-6
April, 22-24
Mei, 20-23
Place Offline :
Hotel Amos Cozy*
Hotel 88 Melawai*
Hotel Aryaduta Semanggi*
Jakarta
Hotel masih tentative* 

Training Fee:
Rp. 6.250.000,-/Peserta
NOTE : Training di jalankan apabila Peserta memenuhi minimum kuota 3 peserta

Siapa yang harus mengikuti training ini?
• Sekretaris Senior & Junior
• Executive Secretary
• Personal Assistant (PA)
• Office Manager